 |
| Tata Ruang Kantor |
Tata Ruang Kantor
Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958. Di sini kami juga akan menjelaskan tentang asas tata ruang kantor, tujuan, jenis dan lingkungan fisik dari tata ruang kantor.
Pengertian Tata Ruang Kantor
George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut : “Office layout in the dertemination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”.
Tata Ruang Kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terperinci dari ruangan tersebut, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik, yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.
Tujuan Tata Ruang Kantor
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja. Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
- Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
- Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
- Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.
Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor
Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang Asas-asas Pokok Tata Ruang adalah yaitu sebagai berikut :
1. Asas Jarak Terpendek : Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.
2. Asas Rangkaian Kerja : Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruang : Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja : Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena:
- Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
- Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.
Jenis Penyusunan Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam jenis tata ruang kantor, yaitu :
1. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
- Konsentrasi kerja lebih terjamin
- Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
- Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
- Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:
- Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
- Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
- Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
- Mempersulit pengawasan.
- Memerlukan ruangan yang luas
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka
- Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
- Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahanruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
- Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
- Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka
- Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan
- Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
- Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas
- Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
- Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
3. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama / Bertaman (Landscape Offices).
Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :
- Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
- Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
- Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
- Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai
Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :
- Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
- Biaya pemeliharaan tinggi x Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
- Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan
4. Tata Ruang Kantor yang Gabungan Antara Bentuk Tata Ruang Kantor Berkamar, Tata Ruang Kantor Terbuka dan Tata Ruang Kantor Berhias.
Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran
Yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang perkantoran antara lain adalah sebagai berikut :
1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu
Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
- Cahaya langsung
- Cahaya setengah langsung
- Cahaya tidak langsung
- Cahaya setengah tidak langsung
Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “Foot Candle”. Foot-Candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa.
2. Tata Warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri.
3. Ventilasi/Pengatur Udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik bekisar 13-24 °C. oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
5. Suara Bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
6. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul�betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.
_________________
Demikian pembahasan kita di penghujung pekan, mengenai tata ruang kantor. Seperti: pengertian tata ruang kantor, tujuan tata ruang kantor, asas, lingkungan fisik, dan jenis tata ruang kantor. Semoga apa yang kami sampaikan di atas dapat dipahami dan menjadi jawaban atas informasi yang kamu butuhkan. Jangan lupa bagikan artikel ini ke sosial media kamu atau grup belajar kamu. Karena bisa jadi bukan cuma Kamu yang membutuhkan informasi ini.
Lainnya: Pengertian Mesin Kantor